Методы и инструменты эффективного тайм-менеджмента

Интерим-менеджмент (Interim Management Association — по определению британской Ассоциации временных управляющих) — это оперативное практическое решение бизнес-проблем путем привлечения опытных высококлассных руководителей высшего звена на короткий срок. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Особенности профессии

«Супер-профи» — так чаще всего называют интерим-менеджера (ИМ). На глазах у всех за короткое время он должен осуществить коренные изменения. Главное отличие interim management (с англ. – «временное управление») от традиционного антикризисного управления состоит в том, что «больное» предприятие покупает услуги специалиста, обладающего более высокими, нежели ему требуются, квалификацией и профессиональными компетенциями.

Профессия интерим-менеджера относится к «Рынку управленческих услуг». Различают шесть категорий интерим-менеджеров, классифицированных по главному признаку — цели использования их услуг заказчиками:

1. Интерим-прогрессоры — это временные менеджеры, целью деятельности которых является достижение прогрессивных изменений в организации. Задача прогрессора — запустить процесс саморазвития, «раскрутить маховик» прогрессирования результатов (саморазвитие характеризует внутренние изменения, а прогрессирование — внешние результаты). Интерим-прогрессора следует привлекать к управлению, когда необходимо:

• поднять на новый уровень или значительно увеличить конкурентоспособность бизнеса;
• осуществить поворот в новом стратегическом направлении;
• привнести новое видение и понимание бизнеса;
• провести реинжиниринг бизнес-процессов;
• сделать «прорыв» за счет опыта и технологий;
• изменить принципы и методы управления;
• провести изменение организационной структуры и т.д.

Какие задачи в рамках интерим-менеджмента решают наши специалисты и команды?

В первую очередь это проектные задачи среди которых могут быть внедрение систем, инноваций, изменений, улучшений причем очень часто в таких ситуациях когда сроки уже горят, а все сделать не всегда хватает сил, времени энергии. Требуется дублер — быстро прийти и решить проблему. Как правило все задачи, которыми мы занимаемся являются конкретными бизнес-составляющими, важными и сложными, но не срочными, чтобы было время на их реализацию. Задачи, которые понятны и конкретизированы, но в компании нет ресурса с необходимым опытом и компетенциями. Целевые задачи, которые необходимо решить в течении определенного срока. т.е. когда необходимо самостоятельно выполнить весь цикл: от поиска (задач, проблем), определения, описания, конкретизации, выбора решения до формирования ТЗ и контроля его реализации.

Ч== то необходимо сделать для того, чтобы привлечь нашего специалиста или команду специалистов для решения задач компании? ==

В первую очередь необходимо эту задачу или проблему точно сформулировать и описать. Определиться со сроком и бюджетом. Понять будет ли это работа на проект или на срок. Быть готовым к сложным и неуместным вопросам со стороны специалиста. Рассказать про набор функций и инструментов имеющихся и использующихся в компании. Пояснить миссию, цели и ценности компании. Чтобы предварительная встреча прошла продуктивно на ней необходимо обозначить желаемую дату начала проекта и продолжительность реализации по достижению цели, его функции и характеристики, финансовые условия, ожидания от проекта, риски, ресурсы, полномочия, предполагаемая команда проекта. Прочие вопросы, которые, возможно, необходимо будет решать, срок, ответственность. К великому сожалению, должен констатировать, что по имеющейся у нас практике, очень не многие Российские компании могут четко поставить и сформулировать свои «хотелки» и поставить задачу. С нашей точки зрения это происходит потому, что собственники, владельцы бизнесов за редким исключением, считаю ниже своего достоинства выделить время для общение со специалистом и делегируют эту функцию одному из ТОП менеджеров компании, который в свою очередь доносит информацию так, как они ее понимает или что и того хуже ограничиваются передачей для изучения мануала на нескольких страницах непонятно когда и кем написанным. Все это приводит к потери бесценного и невосполнимого временного ресурса ну и как следствие, компания лишает себя возможности получить специалиста которые ей действительно необходим, а если вдруг по какому-то чудесному совпадению это происходит, то стоимость проекта в итоге, вырастает в разы, поскольку тратится дополнительное время на различного рода совещания для согласования и уточнения деталей что приводит к необходимости пересматривать первоначальный бюджет.

Место работы

Если говорить об отраслях, в которых наиболее востребован интерим-менеджмент, то особенно часто менеджеров «по вызову» приглашают в автомобильной отрасли, машиностроении, строительстве и области телекоммуникаций. Всплеск активности наблюдается также в сфере финансов и здравоохранения. Организации пользуются услугами интерим-менеджера в следующих ситуациях: кризисный менеджмент, неожиданное замещение вакансии (неожиданное расторжение трудовых отношений, болезнь, кончина), менеджмент преобразований, выкуп компании менеджментом (MBO), первичное публичное размещение (IPO), слияния и аквизиции фирм, управление проектами.

Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую вам посмотреть видео Глеба Архангельского:

Важные качества

В интериме могут быть успешными только люди определенного типа. Необходим высокий «энергетический уровень», чтобы эффективно работать в новой, незнакомой, подчас агрессивной среде. Интерим-менеджер должен уметь ориентироваться на положительные результаты для компании, быстро действовать, противостоять трениям и течениям, быть настойчивым и убедительным, уметь вести переговоры. Ради интересов дела интерим не вступает в дружеские отношения. Для проведения изменений нужны не только доверие и уважение, но обязательно — здоровая дистанция, т.к. непопулярные меры – неизбежны. Хороший интерим-менеджер должен иметь способность к сопереживанию, уметь рассчитывать удары противника и быть гибким. Кроме того, он должен обладать аналитическими способностями, уметь отделять основные проблемы от второстепенных, уметь руководить людьми.

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

Обучение на Интерим-менеджера

ВУЗы не готовят интерим-менеджеров. Обычно в эту профессию приходят опытные управленцы. Людям с огромным профессиональным опытом бывает тесно в стенах одной компании, и они могут найти себя в интерим-менеджменте. Интерим-менеджмент – великолепная перспектива для опытных, образованных и успешных менеджеров, людей со связями и блестящими коммуникативными навыками. Для них это уникальная возможность принести пользу различным компаниям. Часто такими «свободными художниками» становятся руководители, которые отошли от дел собственной фирмы, их советы бесценны для многих начинающих и уже добившихся успеха бизнесменов.

Каким компаниям мы рекомендуем использовать услуги интерим-менеджмента?

В первую очередь это компании, которые несмотря на непростую ситуацию не намерены останавливаться в своем развитии, рассматривают кризис как время возможностей для развития новых бизнес-направления без потери эффективности процессов текущего бизнеса, который хотят оптимизировать исходя из сложившейся ситуации. Компаниям, которым необходим антикризисный менеджмент, которые думают о создании нового продукта, ведут разработку новых целевых бизнес-моделей, осуществляют интегрированное бизнес-планирование.

Ступеньки карьеры и перспективы

В соответствии с классификацией интерим-менеджеров высшей ступенью карьеры является прогрессор, низшей – могильщик.

Наиболее известные своими выдающимися достижениями и нестандартным управленческим мировоззрением менеджеры по своей сути были прогрессорами. Это Джек Уэлч (GE), Ли Яккока (Chrysler), Акио Морита (Sony), Соичиро Хонда (Honda Motor), Фред Смит (FedEx) и многие другие.

Как правило, интерим-менеджеры – это люди старше 50 лет, имеющие огромный профессиональный и жизненный опыт. Например, Петеру Шиндлеру 52 года, он по образованию юрист. Его последним местом работы перед тем, как он выбрал новую стезю, была всем известная . Он занимал престижную и перспективную должность директора по персоналу одного из подразделений концерна. Однако через некоторое время у него появилось ощущение, что он занимается рутинной работой, поэтому он ушел в свободное плаванье и стал «HR-менеджером на час». Сегодня его нанимают в кадровые департаменты различных компаний, в основном, в сложные для организации периоды. Шиндлер решает конфликты, помогает пережить трудные ситуации, связанные с реструктуризацией, подбирает персонал.

Всё большее число женщин работает интерим-менеджерами. По мнению мужчин, работающих интерим-менеджерами, это неслучайно. Данные интернет-исследования опыта работы 156 интерим-менеджеров высшего звена Великобритании показали, что женщины в целом лучше убеждают, быстрее адаптируются, выстраивают глубокие взаимоотношения и в более короткие сроки добиваются результата. И это именно те качества, которые необходимо иметь хорошему интерим-менеджеру. Другие особенности, которые делают женщин успешными интерим-менеджерами – гибкость, высокая адаптивность и способность выполнять несколько задач одновременно.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения. Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим. Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел. С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. [email protected] подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2021 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Автофокус

«Автофокус» изобрёл The Autofocus Time Management System эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

Канбан

comzeal / Depositphotos.com Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.