Личные дела для сотрудников: Как учитывать дисциплинарные проступки, достижения, косяки и договорённости

Управленческий опыт: 18 лет Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

кому: собственникам, топ-менеджерам

Проблема «Такое разве было раньше?»

Представьте, что вы — руководитель — встречаетесь с сотрудником, чтобы обсудить его проступок: опоздание, невыполнение регламента или поручения, да всё что угодно. Вы на ходу разбираете с подчинённым ситуацию и упоминаете о том, что ”ситуация повторялась уже неоднократно”, поэтому его ждёт “суровое наказание”.

И что вы слышите в ответ от сотрудника? Правильно: “скажите, пожалуйста, при каких обстоятельствах эта ситуация, как вы сказали, повторялась?” Вопрос может свидетельствовать не только о желании уйти от ответственности. Возможно, подчинённый в действительности не помнит всех обстоятельств и тогда ваше наказание вызовет скорее обиду, чем воспитательный эффект.

Проблема «Мы разве об этом договаривались?»

Как часто вам приходилось сталкиваться с тем, что договорённости об условиях сотрудничества трактовались по-разному подчинённым и руководителем? А случаи, когда сотрудник стремится прорваться со своими задачами к самому высокому руководителю, чтобы тот оценил его работу и усилия? В итоге сотрудники тратят время (своё и руководителя) на бесполезные действия. Что с этим делать?

Один из способов решения проблемы - ведение “личных дел” сотрудников. “Личное дело” — это документ в электронном виде, в котором фиксируются все договорённости, проступки, косяки и, конечно же, успехи и достижения конкретного сотрудника. Личное дело стоит завести на каждого сотрудника компании, кроме собственника. Но я бы крайне рекомендовал вести “личное дело” и на самого себя. Скоро поймёте, почему.

В этой статье я расскажу, как с помощью “личных дел” сотрудников выстроить прозрачную систему управления в компании: отделять мнение от фактов, своевременно принимать правильные решения, предотвращать искажение договорённостей и не допускать интриг и сплетен.

На первый взгляд может показаться, что “личное дело” — это пережиток прошлого и скорее относится к временам господства НКВД, нежели к современным управленческим технологиям. Однако мой опыт показывает, что “личное дело” крайне полезно как для руководителя, так и для сотрудника и вот чем.

Польза для руководителя от «личного дела»

Получить “вторую память” — место, где зафиксированы факты о важных для системы управления компании действиях сотрудника.
Опираться при принятии решения в большей степени на факты, чем на “мнения о фактах” , что увеличивает вероятность принятия верного решения. (Пример: сотрудник кажется, на первый взгляд, неактивным, т.к. не стремится участвовать в общих собраниях. Вышестоящий руководитель уже думает о том, что на это место требуется “более работоспособный”. Однако если в личном деле этого сотрудника окажется несколько благодарностей за развитие процессов в компании, руководитель всё-таки трижды подумает, прежде чем прощаться с таким сотрудником). Аналогично могут оказаться полезными и зафиксированные нарушения, проступки.
Получать оперативную обратную связь от сотрудника - с чем тот согласен, а с чем — нет. С поощрениями редко кто не соглашается. Но применённое наказание с выводами и зафиксированные договорённости по итогам устного разговора обязательно должны быть подтверждены сотрудником.
Влиять на дальнейшее поведение сотрудника. Когда человек знает, что “все ходы записаны”, то у него гораздо реже возникает желание что-либо целенаправленно нарушать.
Отслеживать тенденции в работе. Изучение личного дела 1 раз в месяц (вышестоящие руководители могут делать это 1 раз в 3-6 месяцев) даёт представление о тенденциях в действиях сотрудника. Повторяются ли одни и те же нарушения? Наблюдается ли профессиональный рост у сотрудника или он допускает одинаковые ошибки? Если сотруднику дали обратную связь, что он должен лучше развивать регламенты в случае нахождения нестыковок, есть ли тенденция к тому, что он начал так действовать?
Фиксировать подтверждение договорённостей сотрудником в документальном виде. При необходимости ссылаться на факт подтверждения. Когда договорённости зафиксированы, всегда меньше желающих их целенаправленно или “по забывчивости” нарушать.

Дополнительные выигрыши для топ-менеджмента и вышестоящих руководителей

Для топ-менеджмента и собственников технология ведения личных дел просто бесценна и даёт следующие выигрыши и дополнительные возможности:

Оценить в формализованном виде, как непосредственный руководитель управляет своими сотрудниками (без длительных опросов и личных бесед): обращает ли внимание на достижения и нарушения? Какие меры принимает для их предотвращения в будущем? Как меняются тенденции в действиях его подчинённых со временем? Хочу обратить внимание на то, что это очень важная возможность. Ведь зачастую собственники лишь догадываются о том, какие тенденции развиваются в том или ином подразделении и какое управленческое воздействие оказывает на своих подчинённых непосредственный руководитель.
Снизить количество времени, затрачиваемого сотрудниками на интриги, уменьшить их масштаб. Взаимодействие сотрудников друг с другом становится значительно более конструктивным. Ведь теперь действует правило: проступки, косяки и благодарности, упоминаемые, но отсутствующие в личном деле (нашёптывания, слухи, суждения и т.д.) — не рассматриваются в качестве фактов. Какой смысл “плести интриги” там, где они “не работают”?

Польза для сотрудника от «личного дела»

Получать откровенную обратную связь от руководителя.Возможность убедиться, что благодарность или проступок зафиксированы (а значит, и в дальнейшем будут учитываться) с теми фактами и выводами, которые озвучивались в ходе беседы. Часто сотрудник не знает, на каком счету он в своём отделе, а уж тем более, на каком счету он в своей компании. Отсутствие обратной связи в формализованном виде часто приводит к тому, что сотрудник целенаправленно пытается быть на виду у руководителя, чтобы тот помнил о его ценности. Тем самым отвлекая и его, и себя.
Совершенствовать свои профессиональные навыки и деловые качества. Для этого достаточно регулярно просматривать своё личное дело и намечать себе небольшой план по собственному развитию. Ведь по каждому проступку руководитель записывает выводы.
Быть уверенным, что договорённости зафиксированы. Возможность увидеть, как именно зафиксированы, и вносить предложения по дополнениям и корректировкам. А это повышает вероятность того, что удастся избежать искажения итогов устных договорённостей.

Технические требования к реализации «личных дел»

При внедрении технологии “личных дел” сотрудников в вашей компании/подразделении необходимо решить, каким техническим способом её реализовать.

Один из наиболее эффективных способов реализации технологии “личных дел” для сотрудников — сервис GoogleDocs в рамках корпоративного аккаунта GoogleApps или аналогичный сервис (МойОфис, Office365). Возможна также и реализация с помощью 1С или, в крайнем случае, обычного файлового сервера (бумажные документы в данном случае — однозначно пережиток прошлого). Перечислю базовые технические требования к функционалу сервиса для реализации личных дел:

Автоматическая история изменений документа. В случае, когда редактирование личного дела доступно нескольким руководителям и самому сотруднику, важно видеть, кто какие дополнения вносил в его содержимое.
Разграничение прав доступа. К личному делу может иметь доступ только сам сотрудник, его вышестоящие руководители и служба HR (если таковая есть). Например, для менеджера оптовых продаж цепочка доступа может быть следующей: менеджер → руководитель дивизиона → начальник отдела → исполнительный директор → собственник + кадровая служба).
Возможность оставлять комментарии. Позволяет комментировать спорные моменты или случаи, по которым у сотрудника возникают вопросы. Если у вышестоящего руководителя возникают какие-либо вопросы при изучении “личного дела”, то он не ставит их в личном деле, а направляет напрямую непосредственному руководителю сотрудника (соблюдение субординации).
Доступ у собственника и топ-менеджеров. Возможность в любое время и из любой точки мира доступа к личному делу любого сотрудника.

Конфигурация «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников» на платформе PlanFix

Летом 2021 мы завершили совместно с компанией PlanFix (сервис постановки задач и управления компанией) шестимесячную разработку электронных личных дел. Реализовано с помощью специальной Конфигурации. Все подробности про функционал и возможности, видео и примеры применения в материале Конфигурация для “ПланФикс”: «Регулярный менеджмент - Личные дела для сотрудников + Фиксация управленческих ситуаций и достижений». Или просто свяжитесь со мной через соц.сети (ссылки будут ниже), или заявку с сайта (в шапке).

Пример разбора ситуации "Сотрудник некачественно выполнил задачу"

Разбор и фиксация управленческих ситуаций в «личном деле» сотрудника

Здесь я приведу сокращённый вариант алгоритма для руководителей по работе с “личными делами” сотрудников.

Непосредственный руководитель сотрудника (или проектный) несёт полную ответственность за фиксирование успехов, проступков и разбор управленческих ситуаций своих подчинённых. Инициатором разбора ситуации может быть как руководитель в рамках проекта, так и постановщик разовой задачи (в этом случае он обращается к непосредственному руководителю сотрудника).
Фиксировать необходимо так: новую ситуацию располагать сверху, предыдущие при этом будут опускаться вниз.
Прежде чем разбирать управленческие ситуации, руководитель обязан изучить следующую информацию и алгоритмы, а также руководствоваться ими при своей работе:
- Управленческие ситуации: как их разбор решает проблему «заколдованного круга» воспитательных бесед с подчинёнными (с примерами)
На старте разбора управленческих ситуаций с конкретным сотрудником, вначале необходимо фиксировать только наиболее серьёзные проступки (иначе можно “захлебнуться” потоком работы). По мере появления положительной динамики — переходить к фиксации всё более мелких нарушений.

Помните, что “личное дело” даёт представление о качестве разбора ситуаций со стороны непосредственного руководителя, а также имейте в виду, что через 2-3 дня люди могут забыть не только подробности, но и саму ситуацию. А личное дело будет помнить :-) “Сочинений” там не должно быть, только факты.

Опытным сотрудникам, имеющим стаж работы в рамках регулярного менеджмента более 4-6 месяцев, руководитель после разбора ситуации может поставить задачу по самостоятельному занесению итогов в личное дело с последующей проверкой корректности фиксации (важно: задача должна быть выполнена не позднее 4-6 рабочих часов после разбора ситуации/диалога).
Комментарии к регламенту
Таким образом, вести личное дело — обязанность непосредственного руководителя. Технология подробной записи мягко принуждает непосредственного руководителя разбирать подробно саму возникающую ситуацию.

Возникает вопрос: “Что если в документ будут вноситься липовые наказания или поощрения?” Для этого в регламенте по работе с “личными делами” необходимо внести предостережение: любое целенаправленное искажение информации в “личном деле” как сотрудником, так и непосредственным руководителем, будет расцениваться как целенаправленный обман и с высокой вероятностью приведёт к увольнению.

Как выявить ситуации, когда информация вносится непосредственным руководителем “для галочки”? Здесь поможет разбор ежедневных отчётов. Читайте подробнее в статье “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”

Шаблоны для использования технологии «личные дела»

Информация должна быть зафиксирована в личном деле строго в соответствии с шаблоном. (Вставьте в свой регламент ссылку на следующие шаблоны: личного дела, фиксирования разобранной управленческой ситуации” и “фиксации успеха/поощрения”).
Бонус для внимательных читателей: шаблон “Личного дела”!
Хотите получить образец шаблона “личного дела” сотрудника?

Выполните 2 простых действия: 1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Напишите кратко о том, в каких ситуациях вам не хватало “личных дел”? Как вам приходилось действовать? Аргументируйте, пожалуйста, свой ответ. При желании добавляйте к вашему комментарию вопросы).

2) Отправьте запрос на получение шаблона “личного дела” сотрудника через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение):

Подробная схема «личного дела»

В статье я использую словосочетание “личное дело” больше “для крепкого словца” и краткости. В компании я рекомендую не использовать это название, а заменять на “личная карточка сотрудника” или “личный файл сотрудника”. Полное название документа и вовсе лучше сделать “Договорённости, разбор ситуаций, достижения и замечания”, что, безусловно, отражает его суть. Что обязательно должно быть в документе:
- Имя документа для личного дела. Я предпочитаю называть на английском. Формат имени: “private-card-Name-Surname” (на русском будет так: “Личный-файл-(карточка)-Имя-Фамилия”).
- Заголовок документа. Формат такой: “Имя Фамилия Отчество: договорённости, разбор ситуаций, достижения и замечания”.
- Ссылки на ключевые документы:
  - файл с корпоративными паролями сотрудника: (указывается ссылка);
  - личная папка сотрудника с его управленческими и рабочими документами: (указывается ссылка).
  Как собственник становится препятствием для внедрения «личных дел»
  
  Одно из основных возражений собственников на предложение внедрить личные дела - нежелание вести дополнительную документацию: “это сколько же “писанины” теперь будет! Когда я буду успевать?” Подскажу пути решения данной дилеммы.
  
  Во-первых, время вы на самом деле сэкономите, ибо фиксация в “личные дела” значительно увеличивает вектор воздействия на сотрудника в сторону положительных изменений. “Личные дела” потребуют больше времени, если только вы уже всё пустили на самотёк и на самом деле вместо реального управления людьми тратите своё время на другие задачи.
  
  Во-вторых, если вы собственник, у вас должно быть как можно меньше прямых подчинённых. В идеале — только управляющий вашей компанией (генеральный директор). Если эту должность занимаете вы — ищите исполнительного директора, который возьмёт на себя, как минимум, всю оперативку. Помните также правило, что один человек, в среднем, может управлять эффективно в постоянном режиме не более чем 7-9 сотрудниками.
  📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎