Новые возможности Групп Office 365: апрель 2017 г.

Среди 85 миллионов клиентов Office 365 вряд ли найдутся хотя бы два человека, которые используют его совершенно одинаково. Поэтому мы разработали Office так, чтобы охватить многообразие потребностей, возникающих у современных офисных работников, и предоставить им на выбор множество различных инструментов. Даже в одной организации разные команды пользуются разными рабочими инструментами. Уникальная особенность Office 365 заключается в возможности предоставлять все средства, соответствующие их разнообразным потребностям, на единой платформе.

Миллионы людей используют службу «Группы Office 365», которая помогает командам совместно работать в том приложении, которое им больше всего подходит: Outlook, SharePoint, Skype для бизнеса, Планировщик, Yammer, OneNote или Microsoft Teams. Группы Office 365 позволяют структурировать, форматировать и хранить информацию так, чтобы она была доступна в различных приложениях, но при этом ее можно было бы защищать и контролировать.

При использовании Групп Office 365 любой сотрудник организации может за считанные секунды создать группу и приступить к совместной работе с коллегами. Это замечательная возможность, но также важно, чтобы ИТ-администраторы могли легко управлять группами, анализировать их использование, контролировать их каталоги и обеспечивать соответствие хранящихся в них данных требованиям. Поэтому сегодня мы представляем улучшенные возможности администрирования Групп Office 365:

: удаленные группы Office 365 теперь по умолчанию хранятся 30 дней. В течение этого периода вы можете восстановить группу и связанные с ней приложения и данные, используя новый командлет PowerShell. : управляйте контентом группы, настроив политики, которые позволяют хранить нужные данные и удалять ненужные. Теперь администраторы могут быстро создавать политики хранения, которые применяются к общему почтовому ящику и файлам группы, через Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365. : метки позволяют классифицировать сообщения и документы в группах Office 365 организации, чтобы к ним можно было применять правила хранения.

Это новая возможность в широком наборе средств управления группами, которые были недавно предложены клиентам Office 365 и описаны ниже.

: гостевой доступ в группах Office 365 позволяет сотрудникам работать совместно с пользователями, находящимися вне вашей организации, предоставляя им доступ к чату, файлам, приглашениям в календарь и записной книжке группы. : в Центре администрирования Exchange появилась команда, позволяющая одним щелчком преобразовать группы рассылки, соответствующие требованиям, в группы Office 365. *: вы можете создать настраиваемую систему классификации данных для Групп Office 365, например разделить их на обычные, предназначенные для внутреннего использования и секретные. *: вы можете определить рекомендации по использованию Групп Office 365, чтобы сообщить сотрудникам о ваших внутренних политиках использования контента и научить их эффективно работать в группах. *: обеспечивает обратную запись данных группы в Active Directory для поддержки локальных почтовых ящиков Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Настройка функции «Группы Office 365» для локальных пользователей в гибридной среде Exchange. *: администраторы могут определять группы, членство в которых основано на правилах, с помощью портала управления Azure или PowerShell. Членство в группе обычно обновляется через несколько минут после изменения свойств пользователя. Это упрощает управление крупными группами и создание групп, точно отражающих структуру организации. : при необходимости можно сделать так, чтобы пользователи, не являющиеся участниками группы, не могли узнать, кто в ней состоит. Эта возможность полезна, например, для групп учащихся. : возможно, вы захотите запретить некоторым сотрудникам создавать группы. Существует несколько способов управления разрешениями на создание в каталоге. : такие отчеты включают свойства группы, количество полученных сообщений и сведения об объеме почтовых ящиков группы за определенные периоды. Также можно использовать отчет об использовании сайта SharePoint для отслеживания хранилища файлов группы.

Так как Office 365 предоставляется по подписке, мы постоянно совершенствуем возможности администрирования с учетом отзывов клиентов. Вот некоторые улучшения, которые мы планируем реализовать в ближайшие три месяца:

• Политика истечения действия*: вскоре вы сможете настроить политику, автоматически удаляющую группу и все связанные с ней приложения после указанного срока. Владелец группы получит по электронной почте уведомление перед истечением ее срока действия и сможет продлить его, если группа еще используется. По истечении срока действия группа будет обратимо удалена, и администратор сможет при необходимости восстановить ее в течение 30 дней.
• Политика именования Azure AD*: администраторы смогут настроить политику, которая добавляет определенный текст в начало или конец названия группы вне зависимости от того, где она была создана (в Outlook, Планировщике, Power BI и т. д.). Кроме того, можно будет создать список заблокированных слов, которые нельзя использовать в названиях групп, или применять готовый список, включающий тысячи таких слов.
• Стандартная категория и описания категорий: администраторы смогут задавать стандартную категорию, присваиваемую группам Office 365 на уровне клиента, с помощью командлетов PowerShell, а также добавлять описания для каждой из определенных категорий.
• Выбор категории при создании или изменении группы в различных приложениях: эта возможность будет доступна в следующих приложениях Office 365: Outlook, SharePoint, Планировщик, Yammer и StaffHub.

Просмотрите недавнюю презентацию Ignite Australia, чтобы узнать больше о Группах Office 365, или присоединяйтесь к трансляции Ask Us Anything от Microsoft Tech Community 13 апреля 2017 г. в 9 утра по дневному тихоокеанскому времени (PDT) [UTC-7], чтобы обсудить новые возможности администрирования.

Ознакомьтесь с ресурсами для Групп Office 365 уже сегодня.

Кристоф Фиссинджер (Christophe Fiessinger), @cfiessinger, главный руководитель программы по Группам Office 365