Учимся тайм-менеджменту. Урок 2. Планирование
В Уроке 1 мы говорили про цели, которые можно сформулировать в виде личных ощущений. В целом, я начала с такой философской темы, чтобы вы немного прислушались к себе и попытались проанализировать вообще «как дела». А еще мне хотелось акцентировать ваше внимание на том, что большие перемены есть в каждом дне. И еще на том, что всё хорошее наступит не когда-то там, а вот оно прямо здесь и сейчас.
Про чувства и ощущения — тут ежедневная работа. А где ежедневное — там привычка. Поэтому оставим тему с ежедневными штуками до следующего урока, а пока я поделюсь всем, что знаю на тему планирования большого и маленького.
Мой алгоритм
- Я выписываю все-все дела по всем фронтам в Todoist. Чтобы знать врага в лицо, уходит часов 6-8 на всё, если вы в первый раз.
- Знаю дела, которые мне помогают чувствовать себя лучше — привычки и дела раз в неделю, вроде спорта.
- Знаю свои обязанности и потребности каждый день.
- Определяю фокус на три месяца.
- Раз в неделю набрасываю примерный объем работ.
- Каждый день с вечера набрасываю максимально подробный план работ на завтра.
А теперь подробнее о всех шагах и деталях.
Что нужно сделать
Выпишите все-все дела из головы в Todoist или в любое другое приложение для планирования. Всё, что приходит в голову по всем фронтам: над чем работаете, что висит сейчас, что нужно сделать завтра, послезавтра и так далее.
Теперь сортируем дела:
- для какого это проекта, для какой сферы жизни?
- когда я это сделаю?
- могу ли я этому кому-то перепоручить, если рутины и так слишком много?
Бойтесь формулировок «как можно скорее» и «несрочно». «Как можно скорее» — не говорит ни о чем. Например, логотип как можно скорее можно делать и за один день, и за месяц. Когда вы ограничиваете себя сроками, сразу можно обсудить, что не получится сделать за это время, и назначить промежуточные стадии оценки прогресса. Без сроков — никак. А «несрочно» = никогда. Это тоже полезно сформулировать. А еще лучше спросить себя: «что будет, если я вообще не сделаю это несрочное дело?» Если ничего, то вычеркивайте, не жалея, не тяните за собой.
Освободите голову и ничего в ней больше не храните: самый тупой карандаш лучше самой острой памяти. Голова не для хранения, а для хороших качественных мыслей. Все последующие задачи приучайте себя вписывать в один список. Не записано — значит делать не надо.
На исполнение уходит ровно столько времени, сколько дано. Поэтому в некоторых вопросах полезно искусственно урезать время. Именно по этой причине цели лучше ставить не грудой на год во всеобщей истерии новогодних обещаний, а планомерно раз в три месяца брать один вектор фокусировки внимания. Лучше сделать четыре средних шага, чем планировать кучу огромных и заниматься ими в последний момент и кое-как в декабре.
Итак, что делать со всей грудой дел
Выберите один крупный вопрос на три месяца. Один — потому что планированию нужно учится так же, как и жонглированию. Сначала нужно взять даже не два шарика, а один. Начинайте и вы с одного крупного вопроса, чтобы уделить ему всё свое внимание. Это может быть задача по саморазвитию, одно из ощущений из прошлого задания, профессиональный вопрос или любой другой, который требует от вас ежедневного внимания в течение трех месяцев. А если делать что-то каждый день — значит это уже привычка, но к этому вопросу еще вернемся в следующем уроке через неделю.
Раз в неделю просматривайте текущие дела. Обычно я просматриваю их раз в неделю в воскресенье и переношу их из Todoist в список to-do в ежедневнике. Я начинаю всегда неделю в воскресенье, а не с понедельника, чтобы морально настроиться, немного пописать или порисовать в свое удовольствие и отсортировать все бредовые идеи. Если я так делаю, то в понедельник с утра не зависаю, а нацеленно сажусь и начинаю делать. Еще один пункт, про который подробнее скажу ниже, но важен он именно в планировании на неделю: определить, какие крупные дела предстоят, и нежно распределить их на каждый день, чтобы не делать всё сразу и в последний момент. Кстати, «подумать над каким-то вопросом» — это тоже нормальная задача, пусть и звучит это как будто бы не серьезно.
Каждый вечер смотрите список на завтрашний день. Когда я просматриваю список дел на завтрашний день, то выделяю самое главное. По ощущениям это должно быть примерно так: «Если я сделаю только его, то день пройдет не зря и можно будет расслабиться». Потом все дела переношу в ежедневник по часам, то есть я просто делаю себе путеводный лист: что я делаю до обеда, что после, чем я занимаюсь до работы, чем после, чем во время. Мне это помогает держать себя в руках, не отвлекаться, не брать на себя лишнего и ловко жонглировать делами каждый день.