Платежная ведомость: что это такое и как ее правильно заполнить

Когда на предприятии выплачивается любая плата (заработная, премии, авансы) работникам, оформляется платежная ведомость. Индивидуальные предприниматели, хотя и вправе применять упрощенный порядок ведения кассовых операций, но в части оформления денежных выплат работникам наличными средствами также должны соблюдать законодательные нормы аналогично юридическим лицам.

Оформление платежной ведомости

Итак, мы с вами выяснили, что платежная ведомость (ПВ) применяется для оформления любых выплат работникам на предприятии, а также у индивидуального предпринимателя.

Давайте попробуем теперь разобраться, как правильно ее заполнять, что для этого нужно и какой круг лиц несет за это ответственность.

Платежная ведомость относится к бухгалтерским кассовым документам, составляют ее в бухгалтерии, а затем передают кассиру.

Документ составляется в единственном экземпляре.

Постановлением Государственного комитета статистки от 05.01.2004 года № 1 утверждена форма платежной ведомости (первичной учетной документации) № Т-53 (номер по Общероссийскому классификатору управленческой документации – 0301011).

В бухгалтерии распечатывается (или заполняется в электронном виде, а затем распечатывается) бланк по установленной форме Т-53. Документ содержит таблицу из четырех-шести столбиков и строк по количеству работников, которым предстоит получить наличные, а также итоговой строки. Образец заполнения ПВ при желании можно посмотреть в интернете.

Итак, бухгалтер, отвечающий за заполнение документа, указывает на титульном листе название предприятия и структурного подразделения или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Указывает также код по общему классификатору предприятий и организаций и «дебет 70» в графе «Корреспондирующий счет» (ИП корреспонденцию счетов может не заполнять). Здесь же, на титульном листе ПВ формы т 53, указывается срок действия ведомости (пять рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 года №3210-У) и общая сумма по ведомости (цифрами и прописью).

Указывается также дата документа (не позже дня выдачи наличных и подписания документа) и порядковый номер (начиная от начала календарного года).

Расчетный период указывается «с__по» – ставятся те даты, за которые производится выплата. Например, первое и пятнадцатое числа месяца, если это платежная ведомость на выдачу аванса. Даже если сами выплаты производятся с двадцатого числа.

Прежде чем кассир сможет начать выдавать средства по ведомости, ее необходимо заверить у руководителя – такая подпись послужит кассиру основанием для начала работы. После того, как будут выданы и учтены все средства, заполнение платежной ведомости т 53 проверяет главный (старший) бухгалтер. Если все в порядке, он также подписывает ведомость.

Если сотрудников очень много, таблица в ведомости растягивается на несколько листов. Их количество необходимо отметить в специальной графе. В первом столбике таблицы нужно указать порядковый номер сотрудника, во втором – его табельный номер (берется из личной карточки), в третьем – фамилию, имя и отчество (желательно указывать имя и отчество полностью, чтобы не возникло путаницы).

Сумма выдаваемых денег на одного работника указывается цифрами в четвертом столбике, в последней строке таблицы указывается общая сумма.

В пятом столбике расписываются работники, получая на руки наличные. В шестом столбике указывают документы, которые нужны для расчетов по кассе (заявление работника, доверенность и так далее), в случае необходимости эта графа (столбик) просто перечеркивается.

Правила заполнения платежной ведомости гласят, что кассир до начала выдачи средств должен проверить, все ли в документе оформлено правильно. В случае обнаружения неточностей и ошибок ведомость передается в бухгалтерию для переоформления.

Поскольку платежная ведомость относится к первичным учетным документам, лучше всего не делать в ней никаких помарок и исправлений. В случае, если совершена ошибка, лучше перестраховаться и переделать ведомость со всеми подписями заново. Если же это по каким-то причинам невозможно, ошибочные сведения аккуратно зачеркиваются, сверху пишется правильный вариант, исправление заверяется подписями тех же лиц, которые подписывают саму ведомость. Также обязательно нужно указать дату внесения исправления.

Закрытие платежной ведомости

По истечении срока платежной ведомости, даже если произведены не все выплаты, кассир оформляет закрытие документа:

• пишет «депонировано» напротив фамилии каждого работника, который не получил деньги;
• подсчитывает выданные наличные и депонированные и выводит на последнем листе эти две суммы;
• заверяет итог своей подписью;
• выписывает расходный кассовый ордер, в котором указывает сумму выданных денег, и проставляет в ведомости номер этого ордера.

Заполненная платежная ведомость передается в бухгалтерию.

Журнал регистрации

Работники бухгалтерии должны фиксировать все платежные ведомости в специальном журнале, который ведется по форме Т-53а. В нем отмечается назначение документа, выданная сумма, дата и номер ведомости, а также указываются ответственные лица. Напомним, что нумерация платежных ведомостей ведется по порядку от начала календарного года.