Управление ресурсами и их распределение

Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».

Учебный курс

Эта статья представлена в Уровень 3. Опытные пользователи учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.

Возможности

Редактировать параметры проекта могут владелец и администраторы.

Проверьте, доступна ли эта функция на платформах Smartsheet Regions и Smartsheet Gov.

С помощью инструментов управления ресурсами можно отслеживать и анализировать загруженность сотрудников по всем проектам, над которыми они работают, чтобы упорядочивать рабочую нагрузку и принимать оптимальные решения на её счёт.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этой статье рассматривается включение управления ресурсами на уровне таблицы. Если вам нужно включить эти функции на уровне учётной записи, см. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.

В данном документе описываются общие принципы управления ресурсами (ниже приведён список ссылок на другие справочные статьи).

• Настройте ресурсы и наблюдателей ресурсов в учётной записи с помощью управления пользователями (только для системных администраторов). в параметрах зависимостей таблицы проекта.
• Используйте проектные и межпроектные представления ресурсов, добиваясь предельной наглядности их распределения.
• В процессе назначения задач другим пользователям вашей учётной записи Smartsheet будет предупреждать вас о превышении нагрузки для ресурса. Вы можете управлять процентным значением распределения ресурсов на отдельную задачу, чтобы сотрудники могли работать над несколькими задачами одновременно.
• Пользователи, назначенные наблюдателями ресурсов, также имеют доступ к представлениям ресурсов, с помощью которых могут видеть, как задачи в таблице (и даже задачи во всех таблицах проектов) распределены между участниками рабочей группы Smartsheet.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна для плана "Профессиональный". (Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Управление ресурсами позволяет отслеживать только тех пользователей, которые добавлены в учётную запись. Сюда входят пользователи с лицензиями и без них, приглашённые и активные. В окне «Управление пользователями» системный администратор может просматривать и добавлять пользователей, а также управлять ими, чтобы в учётную запись были добавлены нужные люди.

СОВЕТ. Отправляя приглашение пользователю, которому не нужно будет создавать таблицы, снимите флажок «Лицензированный пользователь». Этот человек получит приглашение в учётную запись в качестве бесплатного участника и не будет учитываться в общем числе пользователей.

Увидеть распределение ресурсов по всем проектам может пользователь, назначенный наблюдателем ресурсов. Каждый системный администратор может установить эту роль в разделе Учётная запись > Управление пользователями. (Обратите внимание: наблюдателем ресурсов может быть только лицензированный пользователь.)

Если вы хотите наблюдать за ресурсами, обратитесь к системному администратору Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в планах "Корпоративный" или "Бизнес".

Включить управление ресурсами в таблице таким образом, чтобы наблюдатели ресурсов могли отслеживать рабочую нагрузку и принимать решения по ней, могут владельцы таблицы и участники рабочей группы в той же учётной записи, имеющие доступ к таблице с правами администратора.

Чтобы включить управление ресурсами в существующей таблице проекта, выполните указанные ниже действия.

1. Чтобы можно было назначать ресурсам задачи, убедитесь в том, что таблица содержит столбец «Список контактов». (Дополнительную информацию см. в статье Назначение задачи пользователям.)
2. Чтобы назначить для каждой задачи участников рабочей группы, введите контакты в столбце "Список контактов".
3. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком любого столбца и выберите команду Изменить параметры проекта. Убедитесь в том, что флажок Зависимости включены установлен.

Откройте вкладку Управление ресурсами. Появится форма Управление ресурсами.

Примечание. Используете для управления ресурсами систему 10,000ft? Чтобы узнать больше об отслеживании выделения ресурсов в 10,000ft, щёлкните здесь.

Задачи, назначенные участникам рабочей группы в данной таблице, появятся в представлениях ресурсов. Инструкции, советы и рекомендации см. в статье Назначение задачи пользователям.

• Родительские задачи, назначенные ресурсам, не будут включены в представления ресурсов, поскольку родительские задачи суммируют дочерние. Дополнительную информацию на эту тему см. в статьях Иерархия: отступы и выступы строк и Функция сводки в родительских строках.
• В столбце «Список контактов», используемом для управления ресурсами, нельзя использовать формулы. Однако вы можете ссылаться на поля управления ресурсами в формулах, которые находятся в полях, не используемых для управления ресурсами.

Наблюдатели ресурсов могут открывать межпроектные представления ресурсов с вкладки "Обзор" на левой панели, а представления для конкретных проектов — из таблиц проектов.

1. Щёлкните значок меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Обзор.
2. Щёлкните Представления ресурсов.
3. Выберите представление ресурсов, которое нужно открыть.

После этого вы сможете:

• увидеть красный значок для ресурсов с избыточным распределением и красные полосы для дней с избыточным распределением;
• развернуть каждый ресурс и увидеть все проекты, которые ему назначены;
• щёлкнуть проект, чтобы открыть его и решить проблемы с нагрузкой;
• щёлкнуть «Изменить», чтобы просмотреть ресурсы по проекту, пользователю или группе;
• сохранить новое пользовательское представление с выбранными людьми или проектами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет доступа к таблице проекта, которому назначен ресурс, вместо названия проекта вы увидите «Другое».

Чтобы открыть представление ресурсов проекта для таблицы, переключитесь на представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов в правом верхнем углу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите значок Представление ресурсов, попросите системного администратора Smartsheet сделать вас наблюдателем ресурсов.

Красный значок оповещения об избыточном распределении послужит сигналом того, что в проекте участвуют люди со слишком высокой нагрузкой. Наблюдатель ресурсов может щёлкнуть значок оповещения об избыточном распределении, чтобы открыть представление ресурсов проекта, где указаны все таблицы, в которых ресурсам назначены задачи проекта.

СОВЕТ. Если у ресурса избыточное распределение, нажмите его имя, чтобы просмотреть его занятость в проекте. Чтобы открыть таблицу, к которой у вас есть доступ, щёлкните её имя. Если у пользователя избыточное распределение, подумайте о переназначении некоторых из его задач другим ресурсам или о корректировке распределения ресурса для задачи.

Под распределением понимается процентная доля времени, которую ресурс должен посвящать определённой задаче каждый день. По умолчанию при назначении задачи ресурсу в Smartsheet предполагается, что на неё потребуется 100 % рабочего дня распределённого ресурса, но вы можете изменить эту процентную долю, введя новое значение в ячейке.

Если ресурсу назначено несколько задач в один день с суммарным распределением свыше 100 %, приложение Smartsheet показывает красный значок оповещения об избыточном распределении в столбце «Индикаторы действий со строкой». Наведите указатель мыши на значок, чтобы увидеть подробности, а затем перейдите к представлению ресурсов.

Укажите столбец «% выделения» в параметрах проекта, если нужно задать процентное значение занятости меньше 100 %, чтобы ресурсы могли работать над несколькими задачами в течение дня. Ресурсы, назначенные каждой задаче, будут распределены с указанным процентом занятости.

Чтобы разделить занятость ресурса на две и более задач, вам нужно будет создать столбец «% выделения».

1. Вставьте в проект столбец типа «Текст или число». Назовите его так, чтобы было понятно, что он будет использоваться как столбец «% выделения».
2. В свойствах столбца задайте процентный формат (%). Подробную информацию см в статье Параметры форматирования.
3. Выберите Изменить параметры проекта > Управление ресурсами, а затем выберите новый столбец в качестве столбца «% выделения». Чтобы изменить параметры проекта, можно щёлкнуть заголовок любого столбца правой кнопкой мыши и выбрать в меню пункт Изменить параметры проекта.
4. Измените распределение для пересекающихся задач. Например, задайте распределение 50 % для двух параллельных задач.

Если дата окончания задачи находится в прошлом, значок оповещения об избыточном распределении не появляется в соответствующих строках, но отображается в представлениях ресурсов.

Если задача назначается нескольким контактам, процент распределения для неё будет применяться ко всем назначенным ресурсам. Если нужно назначить ресурсам одну и ту же задачу, но с разным распределением, можно указать её в нескольких строках таблицы и назначить эти копии разным лицам. Дополнительные сведения см. в статье Вставка и удаление строк или задач.

Учебный курс

Эта статья представлена в Уровень 3. Опытные пользователи учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.