Как ничего не забыть: план организации мероприятия

В этой статье разберём, что такое идея мероприятия, можно ли получить прибыль, даже если у вас бесплатный вход, где взять интересные фишки, как собрать команду мечты и ничего не забыть.

С чего начнём? Конечно, с идеи.

Вы задумали интересный фестиваль и уже рисуете в мыслях афишу? Стоп. Для начала нужно решить, зачем организовывать это мероприятие, а именно — определиться с аудиторией, её размером, понять, платежеспособна ли она. Это можно проверить в соцсетях. Исходя из полученных данных, решаем, каким будет мероприятие:

Платным или бесплатным.

По масштабу: на 100-200 человек, 1000 человек, или это будет мероприятие городского масштаба.

Если вы собираетесь заработать, сразу решите, как будете это делать:

Продажа мест мастерам или продавцам. Например, вы организуете ярмарку и продаёте место мастеру, который представит свою продукцию.

Привлечение спонсоров и партнеров.

Подумайте, у кого есть интерес прорекламировать что-то этой аудитории.

Чем больше интересного контента вам удастся включить в программу, тем большее количество людей вы привлечете. В рамках одного фестиваля может быть очень много блоков: ярмарки, мастер-классы, концерты, лекции и не только. Так вы сможете значительно увеличить охват, привлечь не одну целевую аудиторию, а несколько. Вспомните, например, фестиваль «ВКонтакте» в Санкт-Петербурге: из-за насыщенной программы туда пришли и школьники, и подростки, и взрослые люди, и даже целые семьи.

Помимо обширной программы обязательно должна быть классная фишка, а лучше — не одна. Например, конференция про SMM становится особенной, если провести её в мультимедийном зале, когда всё происходящее отображается на стенах и на полу. А джазовый концерт на крыше с видом на закат выглядит привлекательнее обычного концерта в зале.

Итак, в качестве фишек можно использовать:

Необычные особенности площадки.

Хэдлайнера, которого все знают.

Ещё что-нибудь, что придумаете именно вы.

Прежде чем механизм будет запущен, проверьте вашу идею. Это можно сделать двумя способами.

Опросить респондентов, которые являются целевой аудиторией. Нравится ли им? Пошли бы они на такое мероприятие? Это покажет заинтересованность аудитории.

Спросить у профессионала, крупного организатора с опытом (особенно актуально для начинающих).

Вам нужно будет собрать команду, найти площадку, провести рекламную компанию, сделать сайт и печатную продукцию, провести работу с партнёрами и успеть ещё очень много вещей. Плюс непредвиденные обстоятельства. Если кажется, что на отрисовку афиши нужен 1 день, смело закладывайте неделю. И так с каждым пунктом. Это поможет уложиться в сроки.

Не держите всё в голове, ведите список дел в одном месте. Желательно, в Google Docs . Вся необходимая информация будет по одной ссылке, а не в бесконечных чатах и почтовых сообщениях. Время от времени занимайте позицию вечно недовольного и придирчивого человека. С этим настроением проверяйте сценарий мероприятия от начала до конца. Это поможет обнаружить неочевидные промахи.

Когда идея и план разработаны, пора наконец-то всё это визуализировать. Если вы не дизайнер, привлеките профессионала. То же касается презентации для партнёров или карты мероприятия.

Помните, что дизайн — это решение вашей визуальной задачи. Подумайте, что хотите получить, и только потом составьте грамотное задание для дизайнера. Четко опишите, что именно должно быть на афише или листовке.

Дата, место, время, адрес, номер телефона, ссылки на соцсети, почта.

Какой будет текст? Кто и где увидит эту афишу?

Установите дедлайн, предусмотрите запас по времени.

Обговорите размер готового материала (А4, А5 и т. д.).

Хвалите вашего дизайнера. Не забывайте показывать коллегам по команде, что вы их цените.

Вы можете заказать хороший текст у профессионального копирайтера за ту же 1000 рублей и потом видоизменять его под свои нужды.

Либо написать текст самостоятельно.

В любом случае учтите, что сейчас все смотрят картинки и видео, а большие тексты не любят. Поэтому:

Не пишите огромные тексты.

Перечислите все самое главное в первом предложении.

Не нахваливайте себя.

Поставьте побольше ссылок для дополнительного ознакомления.

Заведите отдельный гугл-файл для сметы, обозначьте пункты «Аренда площадки», «Гонорары артистов», «Печатная продукция», «Дизайн» и другие. Сделайте отдельную вкладку для партнёров. Ведите подробный учёт в одном месте.

Если ни разу не делали подобное мероприятие, поищите в сети пример сметы. Так вы можете обнаружить вещи, о которых не подумали.

Иметь свою сформировавшуюся команду, где каждый знает, за что отвечает, бесценно. Ниже советы для тех, кто набирает людей.

На каждую задачу — 1 ответственный человек.

Если возникает новая задача, за ней снова закрепляется определённый человек. Иначе никто не сделает.

Нужно обговорить заранее все условия сотрудничества.

Иногда люди просто уходят из проекта (заболели, забыли, не интересно), это нормально.

Узнавайте больше о том, как управлять. Прочитайте, например, книгу Ицхака Адизеса «Идеальный руководитель».

Искать через знакомых — это просто и безопасно.

Не стесняйтесь спрашивать у человека примеры работ.

Если нашли в сети, смотрите отзывы клиентов, а лучше — спрашивайте у клиентов, устроило их качество работы или нет.

Используйте сервисы по поиску работников.

Обратите внимание на волонтёров.

При выборе площадки руководствуйтесь следующими критериями:

Прежде всего, площадка должна подходить под концепцию.

Посмотрите, где проходят события, похожие на ваши. Это можно сделать «ВКонтакте», на KudaGo и не только.

Самое простое — взять площадку в аренду, лучше договориться сделать это бесплатно. Есть два способа. Первый: процент со входа, когда 80% прибыли вы забираете себе, а 20% отдаёте площадке (70 на 30 — тоже распространённый вариант). Второй способ актуален, если это, например, бар. Тогда вы забираете деньги со входа, а площадка — прибыль с бара.

Бесплатно — не всегда хорошо. Вероятнее всего, будет либо невыгодная дата (например понедельник), либо непопулярное место (новое или простаивающее).

Когда площадка выбрана, обратите внимание на следующие детали:

Кто делает афиши? Возможно, у места есть свой арт-директор, или они делают афиши сами.

Время работы площадки, наличие мебели и аппаратуры, кондиционера — всё это нужно уточнить заранее.

Что с браслетами на вход?

Кто платит звукорежиссёру, билетёру, охраннику. Здесь можно привлечь друзей или волонтёров.

Мы перечислили лишь основные пункты, на которые стоит обратить внимание при организации мероприятия event-менеджеру. Есть еще много важных моментов, которым нужно уделить внимание. Например, помнить про интеллектуальную собственность, а также уделить внимание продвижению мероприятия.