Титульные проблемы трудовой книжки

Разговоры по поводу отмены действия трудовых книжек по-прежнему остаются только разговорами, и трудовая книжка, согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ, считается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ обязаны вести трудовые на каждого проработавшего свыше 5 дней сотрудника. Как показывает практика, заполнение титульного листа трудовой книжки нередко вызывает много вопросов, а цена ошибки, допущенной невнимательным кадровиком, высока: чтобы впоследствии отстоять свое право на пенсию, работнику в лучшем случае потребуется представить многочисленные справки, полученные из архивов, ну а в худшем - обращаться за справедливым решением в суд. Чтобы не допускать ошибок и не усложнять жизнь нашим любимым сотрудникам, вверившим кадровой службе столь ценный документ, обратим внимание еще раз на особенности заполнения граф титульного листа трудовой книжки.

На сегодняшний день трудовые книжки заполняются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также разработанной в соответствии с указанными Правилами Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 с 1 января 2004 г. на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца, но трудовые книжки ранее установленных образцов обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат. В связи с этим необходимо отметить, что наряду с трудовой нового образца работник может вам предъявить трудовую книжку как образца 1973 г. (введена в действие с 1 января 1975 г.), заполнявшуюся по действующим в то время нормам Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162, так и образца 1938 г., утв. Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек", которую также необходимо принять, заполнить и в случае необходимости отразить изменения на титульном листе.

Кстати. Кроме указанных образцов трудовой книжки в ваших руках может оказаться трудовая книжка колхозника, утв. Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310 "О трудовых книжках колхозников". Трудовая такого образца применяется только для подсчета страхового стажа работника и дальнейшему заполнению не подлежит, поэтому бывшему колхознику, впервые поступающему на работу в организацию иной формы собственности, необходимо оформить и выдать трудовую книжку нового образца.

Согласно п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке, в том числе и на титульном листе, производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Фамилия, имя, отчество в соответствии с п. 2.1 Инструкции указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Из Инструкции следует, что данные сведения вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Вполне вероятно, что, руководствуясь этой нормой, вы вправе переписать фамилию, указанную, например, в заграничном паспорте, на первую страницу трудовой книжки. В этом случае велика вероятность ошибки. В последнее время в учреждениях ПФР отказывают гражданам в назначении пенсии, аргументируя это тем, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это может случиться, если Ф. И. О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным (имеется в виду не загранпаспорт, а паспорт гражданина РФ!) данным: например, вместо "ё" стоит "е" (ср. Воробьев и Воробьёв), буква "и" заменена на "ь" (ср. Наталия и Наталья). Такие просчеты вынуждают "пенсионера без пенсии" обращаться в суд с просьбой о восстановлении справедливости и признании сведений трудовой книжки действительными. Поэтому все-таки лучше указывать фамилию, имя, отчество работника в точном соответствии с паспортными данными.

Образец заполнения граф

Информация к размышлению. Верховный Суд РФ признал, что в документах возможно различное написание фамилий и имен, содержащих эту букву. Она может быть написана и с двумя точками сверху, и как буква "е". Дело в том, что один из сотрудников ВС РФ обратился в отделение Пенсионного фонда с вопросом о начислении страховой части пенсии. "Ему отказали под предлогом разночтения в написании его фамилии. В паспорте в фамилии фигурирует буква "ё", а в копии трудовой книжки - буква "е", - пояснил пресс-секретарь Верховного Суда РФ Павел Одинцов.

За разъяснением обиженный мужчина обратился в кадровое управление Верховного Суда, где ему объяснили, что "отсутствует двойное назначение буквы "е". Кроме того, в ответе кадрового управления отметили, что в законодательстве не существует определенных требований по таким вопросам. "Буква "е" не является смыслообразующей. Отсутствие двух точек над буквой не искажает данных о гражданине", - отметил Одинцов <1>.

<1> По данным http://www. justmedia. ru/news/russiaandworld/84644.

Заметим, что данное разъяснение не носило официального характера. Оно было предоставлено в отношение конкретного лица, но несмотря на это, будущие пенсионеры с неоднозначными фамилиями могут ссылаться на позицию ВС как на прецедент.

В последнее время на работу все чаще стали принимать иностранных граждан, законно находящихся на территории РФ и имеющих соответствующее разрешение на работу. Правила оформления трудовых отношений с иностранцами ничем не отличаются от правил, действующих для заключения трудового договора с гражданами РФ: иностранцы также при приеме на работу, на основании ст. 65 ТК РФ, среди прочих документов предъявляют паспорт и получают трудовую книжку, если трудовые отношения на территории РФ возникают впервые. Но что же делать, если записи в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность, указаны, например, латиницей или представлены на китайском, арабском языках? Пунктом 6 Правил установлено, что трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В соответствии с ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации", а также согласно Конституции РФ государственным языком РФ на всей ее территории признан русский язык. В связи с этим будущему работнику необходимо выполнить нотариально заверенный перевод на русский язык документа, удостоверяющего личность, после чего фамилия и имя, указанные на русском, заносятся на первую страницу трудовой книжки иностранца.

Пример заполнения сведений о фамилии

и имени трудовой книжки, оформляемой в связи

с поступлением на работу гражданина Японии

Оформление изменения фамилии

Порядок внесения изменений в сведения о фамилии, имени, отчестве представлен в п. 2.3 Инструкции, согласно которому изменения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Согласно п. 2.3 Инструкции прежние фамилия или имя, отчество зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Довольно часто кадровики в качестве основания изменившихся данных делают ссылки на несколько документов (например, при изменении фамилии женщины в связи с вступлением в брак указывается как свидетельство о браке, так и реквизиты нового паспорта). Поскольку Инструкция не обязывает указывать несколько документов для подтверждения изменившейся фамилии, то достаточно указать отсылку к одному из вышеперечисленных документов: это, кроме всего прочего, поможет сэкономить место, поскольку внутренняя сторона обложки у трудовой книжки не отличается большим размером.

Пример внесения информации об изменении фамилии

в связи с вступлением в брак

│Фамилия изменена на фамилию │ Трудовая книжка │

│"Зайцева" на основании свидетельства│ │

│о заключении брака серии ЮЛ N 12345 │ ТК-II N 8561320 │

│от 27.10.2011, выданного Солнцевским│ │

│отделом ЗАГС Управления ЗАГС │ - Семёнова - Зайцева │

Какая именно информация вносится на внутреннюю обложку трудовой книжки при изменении фамилии в связи с вступлением в брак (или расторжением брака), ни в Инструкции, ни в Правилах не сказано. В связи с этим возможны 2 варианта:

- если фамилия изменяется впервые, рекомендуется указать: "Фамилия изменена на фамилию "Зайцева" на основании. ";

- если же изменения в фамилии уже были, то имеет смысл указать, какая именно фамилия изменяется: "Фамилия "Семенова" изменена на фамилию "Зайцева "на основании. ".

Пример внесения информации о повторном изменении фамилии

│Фамилия изменена на фамилию │ Трудовая книжка │

│"Зайцева" на основании свидетельства│ │

│о заключении брака серии ЮЛ N 12345 │ ТК-II N 8561320 │

│от 27.10.2011, выданного Солнцевским│ │

│отделом ЗАГС Управления ЗАГС │ - Семёнова - - Зайцева - Семёнова│

│Фамилия "Зайцева" изменена на │ 21.11.1990 │

│фамилию "Семёнова" на основании │Дата рождения ----------------------│

│свидетельства о расторжении брака │ (число, месяц, год) │

│серии ЮЛ N 12345 от 26.10.2012, │ высшее │

│выданного Солнцевским отделом ЗАГС │Образование ------------------------│

│ │Печать│ │Профессия, специальность -----------│

│Инспектор отдела кадров Худякова│информационные технологии │

│ │Дата заполнения "--" ------- 20-- г.│

│ │Подпись владельца книжки -----------│

│ │ Подпись лица, ответственного│

│ │ за ведение трудовых книжек │

Кроме того, следует отметить, что на титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. для внесения сведений о фамилии работника отведена одна строка, в то время как в трудовых книжках образца 1973 г. на эти нужды отводились 3 строки. Кадровикам, вносящим изменения на первой странице трудовой книжки, нужно помнить, что прежняя фамилия обязательно должна зачеркиваться, а новая фамилия указывается на свободной строке, располагающейся ниже.

Некоторые работницы отличаются такой бурной личной жизнью, что на первом листе трудовой книжки зачастую не хватает строк и места, отведенных для занесения сведений о фамилии. Иногда случается, что вся внутренняя сторона обложки трудовой книжки также заполнена и пестрит многочисленными записями об изменении фамилии. Как же вносить сведения о вновь изменившейся фамилии в этом случае? Ответ содержится в п. 38 Правил. Этот пункт гласит: если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в документ вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. На титульной странице вкладыша, а также внутренней обложке и будет содержаться вся последующая информация об очередном изменении фамилии "любвеобильной" работницы.

Даты на титульном листе

Как ни странно, указание дат на титульном листе также часто вызывает вопросы у кадровых работников и сопровождается ошибками. На первой странице трудовой книжки указываются две даты:

- дата рождения работника (согласно п. 2.1 Инструкции вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, как и Ф. И. О. работника);

Иногда кадровики недоумевают, а некоторые даже заставляют будущего сотрудника вносить исправления по прежнему месту работы, если дата заполнения, указанная на титульном листе, отличается от даты приема на работу, зафиксированной в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки работника. Заметим, что это допустимо, т. к. в соответствии с п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу. Следовательно, между датой титульного листа и датой, указанной в сведениях о приеме на работу, возможна разница в семь (но не более!) дней: например, если на титульном листе трудовой указано 15 октября 2012 г., а началом рабочего периода, представленного в разделе "Сведения о работе" трудовой, является 09.10.2012, то это не ошибка.

При внесении сведений о дате рождения сложность вызывает сам порядок оформления. В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Это правило также соответствует п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Поэтому дата рождения владельца трудовой книжки на титульном листе должна указываться следующим образом:

Пример заполнения даты

│ │ (число, месяц, год) │

Что касается оформления даты заполнения титульного листа, то тут законодатель не предоставил выбора: данные сведения, согласно утвержденному бланку трудовой книжки, оформляются буквенно-цифровым способом, подо что отведены специальные для внесения информации графы ("__" _________ 20__ г.).

Вносим сведения об образовании и профессии

Согласно п. 9 Правил при оформлении работнику трудовой книжки среди прочих вносятся сведения об образовании, профессии, специальности - на основании соответствующих документов, подтверждающих образование, квалификацию или наличие специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Порядок внесения записи об образовании и профессии представлен в п. 2.1 Инструкции, в соответствии с которым на титульном листе трудовой книжки указывается образование, полученное на момент оформления трудовой книжки: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное или послевузовское профессиональное, причем запись об образовании вносится только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Также в п. 2.1 Инструкции указано, что запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

С занесением информации о профессии, как правило, проблем нет: она вносится на основании документа, подтверждающего начальное профессиональное образование. Однако, как показывает практика, кадровики не различают понятий "квалификация" и "специальность", в связи с чем в графе "профессия, специальность" трудовой книжки повсеместно допускаются ошибки - указываются сведения о квалификации, а не о специальности. Рассмотрим конкретный пример: допустим, в дипломе о высшем профессиональном образовании указано, что гражданину N присуждена квалификация "Инженер по специальности "Космические летательные аппараты и разгонные блоки", а у гражданки NN в дипломе содержатся сведения о присуждении квалификации "Экономист-менеджер по специальности "Антикризисное управление". По общим правилам, предусмотренным Инструкцией, на титульном листе трудовой книжки впервые поступающего на работу гр-на N в графе "профессия, специальность" должно быть указано "Космические летательные аппараты и разгонные блоки", а у гр-ки NN - "Антикризисное управление". Тем не менее подавляющее большинство сотрудников кадровых служб вместо информации о специальности на титульном листе в этом случае укажут квалификацию: "Инженер" работнику N и "Экономист" - работнице NN. Вполне вероятно, что такая путаница в графах титульного листа трудовой книжки - недоработка законодателей, не обративших внимания на разницу между понятиями "специальность" и "квалификация", тем более что для полного внесения информации о специальности потребуется намного больше места, чем отведено в трудовой. Наверное, поэтому представители ГИТ, а также сотрудники ПФР не рассматривают данную ошибку в качестве существенного нарушения, требующего исправления, в связи с этим указание квалификации вместо специальности на первой странице трудовой книжки стало уже, к сожалению, правилом, нежели исключением.

Пример внесения информации

о высшем профессиональном образовании

│ │ (число, месяц, год) │

Пример внесения информации

о начальном профессиональном образовании

│ │ (число, месяц, год) │

Пример внесения сведений об образовании

выпускнику-бакалавру по направлению

"Технологические машины и оборудование"

│ │ (число, месяц, год) │

│ │Профессия, специальность ___________│

│ │технологические машины и │

В последнее время на работу приходят устраиваться выпускники вузов - бакалавры. В связи с этим возникает большое количество вопросов относительно заполнения титульного листа при оформлении трудовой книжки таким необычным выпускникам.

Как уже отмечалось выше, в соответствии с п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции в трудовую книжку при ее оформлении вносится информация об образовании, профессии, специальности - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Поскольку в дипломе бакалавра указано направление, то именно эта информация и отражается на титульном листе трудовой книжки, а образование указывается как высшее профессиональное.

Кстати. Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" установлены следующие уровни высшего профессионального образования:

- высшее профессиональное образование, подтверждаемое присвоением лицу, успешно прошедшему итоговую аттестацию, квалификации (степени) "бакалавр", - бакалавриат;

- высшее профессиональное образование, подтверждаемое присвоением лицу, успешно прошедшему итоговую аттестацию, квалификации (степени) "специалист" или квалификации (степени) "магистр", - подготовка специалиста, или магистратура.

Дополнение сведений об образовании,

Многие работники получают новое образование, осваивают новые специальности и профессии, что также должно быть отражено на титульном листе трудовой книжки. Обратите внимание, что в этом случае согласно п. 2.4 Инструкции записи, находящиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и содержащие сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности, изменяются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Ни в Инструкции, ни в Правилах нет указаний на то, что при внесении дополнительных сведений об образовании нужно делать на внутренней странице трудовой книжки ссылку на документ, на основании которого внесены дополнения. И все же такая запись, вносимая по аналогии с записью об изменении фамилии, необходима.

Пример внесения дополнительных сведений

об образовании и специальности

│Сведения об образовании и │ Трудовая книжка │

│специальности дополнены на основании│ │

│диплома серии ВСБ N 0654321 от │ ТК-II N 8561320 │

│23.06.2012, выданного МГСУ │ │

│Инспектор отдела кадров Худякова│Фамилия ----------------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

Довольно распространенная ошибка, встречающаяся на первой странице трудовой книжки, - неправильная подпись. Следует обратить внимание на строку "Подпись работника": сотрудник заверяет правильность внесенных сведений своей личной подписью на титульном листе трудовой книжки, что предусмотрено п. 2.2 Инструкции, в то время как лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, также должно подписать титульный лист, но при этом разборчиво указать свою фамилию. Данное требование следует из утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 формы трудовой книжки. Напомним, что согласно п. 45 Правил лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, назначается приказом (распоряжением) работодателя, поэтому фамилия именно этого сотрудника и должна быть указана в соответствующей строке. Также необходимо отметить, что данное требование актуально не только для трудовых книжек нового образца, но и для трудовых книжек образца 1973 г.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

1973 года с указанием подписей

│Сведения о высшем профессиональном │ Трудовая книжка │

│образовании и специальности │ │

│дополнены на основании диплома │ AT-VIII N 9279032 │

│серии АБ N 23456, выданного │ │

│Институтом экономики г. Москвы │ Суворова │

│Инспектор отдела кадров │Кирова│____________________________________│

│ │ (число, месяц, год)│

│ │Подпись владельца книжки -----------│

│ │┌──────┐Подпись лица, ответственного│

│ ││Печать│ за выдачу трудовых книжек │

Основная проблема, с которой сталкиваются кадровики при заполнении титульного листа трудовой книжки, - какая именно печать должна стоять: печать организации или допускается печать отдела кадров? Скорее всего, это вызвано изменениями, внесенными в п. 35 Правил Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, согласно которому при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя (в прежней редакции допускался оттиск как печати организации, так и печати кадровой службы). Ответ на данный вопрос содержится в п. 2.2 Инструкции, в соответствии с которым титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Кроме того, изменения относительно печати, внесенные в Правила, коснулись только раздела "Сведения о работе" трудовой книжки. Информация о том, что на титульном листе также должна стоять только печать организации, в Правилах не упоминается. Поэтому можно сделать вывод, что правомерно проставить оттиск печати отдела кадров на титульном листе трудовой книжки (равно как и на внутренней обложке трудовой книжки при заверении записей об изменении фамилии или дополнении сведений об образовании, профессии, специальности). Необходимо отметить, что печать организации той или иной организационно-правовой формы должна отвечать требованиям соответствующего федерального закона: как минимум она должна быть круглой, содержать как полное наименование юридического лица на русском языке, так и место нахождения организации. В связи с этим рекомендуется изготовить специальную печать для отдела кадров, в которой бы присутствовали все необходимые атрибуты печати организации, но в середине имелась бы надпись, подтверждающая использование и применение данного оттиска только в работе с кадровой документацией (например, "Отдел кадров"). Ко всему прочему, наличие такой печати упростило бы работу кадровых сотрудников и в случае заверения сведений о трудовой деятельности работника при его увольнении, поскольку данная печать также будет являться печатью работодателя, как это предусмотрено новой редакцией п. 35 Правил.

ИП и печать На сегодняшний день Трудовым кодексом РФ и Правилами предусмотрена обязанность работодателей - индивидуальных предпринимателей оформлять и заполнять трудовые книжки работников, в то время как до 6 октября 2006 г. (то есть до момента вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ, внесшего многочисленные изменения в ТК РФ) работодатели - индивидуальные предприниматели вести трудовые книжки не имели права.

Как это ни странно, но действующими нормативными актами не предусмотрена обязанность ИП иметь соответствующую печать. Вопрос об изготовлении печати предприниматель решает самостоятельно. Но отсутствие печати в трудовой книжке работающего у ИП может обернуться проблемами как с будущими работодателями, так и с пенсионным фондом. Некоторые ИП выходят из положения следующим образом: составляют справку, в которой указывается причина отсутствия на титульном листе трудовой книжки оттиска печати работодателя - индивидуального предпринимателя (например, "в связи с отсутствием печати у индивидуального предпринимателя"). Увы, данная справка также будет незаверенной - ведь печать же отсутствует! И вполне вероятно, что пенсионные органы откажутся включать "не подтвержденный" печатью период для начисления пенсии. Указанная справка спасет от проблем только в том случае, если подпись индивидуального предпринимателя на ней будет заверена нотариально.

Поэтому работодателям - индивидуальным предпринимателям, заботящимся о своих сотрудниках, все-таки следует изготовить круглую печать.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то согласно п. 38 Правил оформляется вкладыш, который вшивается в трудовую книжку. В этом случае в соответствии с п. 39 Правил в трудовой книжке должен быть проставлен штамп (не надпись, выполненная от руки!) "Выдан вкладыш" с обязательным указанием серии и номера вкладыша. В Правилах не указано, где именно должен стоять этот штамп, но, как правило, он проставляется на титульном листе трудовой книжки работника, где указана серия и номер трудовой книжки.

Образец штампа о выдаче вкладыша к трудовой книжке

В случаях, если трудовая книжка была утеряна работником или работодателем, либо трудовая книжка находится в ветхом состоянии/обгорела/порвана, либо в ней имеются записи об увольнении или переводе, признанные впоследствии недействительными (в том числе записи об освобождении от работы в связи с незаконным осуждением), Правилами предусмотрена обязанность работодателя выдать дубликат трудовой книжки.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки представлены в разд. 7 Инструкции. Обратим внимание, что указывается на титульном листе при оформлении дубликата. При утере трудовой книжки и оформлении дубликата в правом верхнем углу пишется слово "Дубликат". Разрешается также использовать соответствующий штамп с оттиском "Дубликат".

Иногда дубликат выдается в связи с плачевным состоянием бланка трудовой книжки, не подлежащего дальнейшему использованию, либо по заявлению работника, в котором изложена просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. В этом случае на титульном листе испорченной трудовой книжки согласно п. 1.2 Инструкции делается надпись: "Взамен выдан дубликат серия. номер. ", документ снимается с учета и возвращается владельцу. В дубликат же переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале, и в правом верхнем углу титульного листа также пишется слово "Дубликат".

Исправления на титульном листе трудовой книжки

Сведения, указанные на первой странице трудовой книжки, можно только изменить, как в случае с фамилией женщины, вступившей в брак или расторгнувшей его. Это следует из п. 26 Правил и п. 2.3 Инструкции, в которых речь идет именно об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об исправлении их как ошибочных.

Согласно нормам, изложенным в Правилах и Инструкции, исправления неправильной, ошибочно внесенной информации на титульном листе трудовой книжки не допускаются. Такой вывод следует из п. 48 Правил, в соответствии с которым работодатель должен оплатить испорченный бланк трудовой книжки или вкладыша в нее в случае неправильного первичного заполнения. Также п. 42 Правил обязывает работодателя уничтожать испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с составлением соответствующего акта. Унифицированная форма такого акта отсутствует, поэтому организация самостоятельно разрабатывает вид данного документа (приложение 1). Составленные акты об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним направляются в отдельное дело и хранятся у ответственного за ведение трудовых книжек.

Примерный образец акта

об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью "Гроза" Директор ООО "Гроза"

(ООО "Гроза") Громов В. П. Громов

об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Мною, инспектором отдела кадров Молневой А. Ю., в присутствии кассира

Зарплаткиной Е. И. и секретаря Разговоровой О. В. составлен настоящий акт о

том, что 12.11.2012 в 15 ч 30 мин. в помещении отдела кадров (комната

N 415) при помощи бумагорезательной машины был уничтожен испорченный мной

при заполнении бланк трудовой книжки ТК N 321654.

Составлен в 2 экз.:

1-й экз. - в дело N 04-11;

2-й экз. - в бухгалтерию.

Инспектор отдела кадров Молнева А. Ю. Молнева

Кассир Зарплаткина Е. И. Зарплаткина

Секретарь Разговорова О. В. Разговорова

Таким образом, если при заполнении титульного листа трудовой книжки работника вы как лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ошиблись (например, неверно указали месяц рождения, пропустили букву в фамилии или имени и пр.), необходимо испорченный бланк трудовой книжки уничтожить и безошибочно заполнить новый бланк.

В заключение еще раз хотелось бы отметить следующее. Взяв бланк трудовой книжки для оформления ее впервые поступающему на работу, вы предопределяете судьбу человека: неизвестно, что произойдет через двадцать - тридцать лет, какие законы будут действовать в нашей стране, будет ли и дальше оформляться трудовая книжка, но рассеянность, невнимательность кадровика, пренебрежение нормами Правил и Инструкции могут сыграть злую шутку и впоследствии для подтверждения трудового стажа работник должен будет собирать различного рода архивные справки или даже обращаться в суд, чтобы доказать принадлежность трудовой книжки.